Funkcjonowanie każdej, nawet najmniejszej firmy, opiera się przede wszystkim na sprawnym sprzęcie komputerowym, który jest w stanie ograniczyć pracę człowieka jedynie do niezbędnego minimum. Z tego względu, warto jest zainwestować w legalne oprogramowanie. Oferta na współczesnym rynku jest niezwykle szeroka, dlatego wybór koniecznie musi być dokładnie przemyślany. Jak w takim razie wybierać oprogramowanie dla małych firm?
Kategorie programów
Terminem „mała firma” zazwyczaj określa się przedsiębiorstwa, w których szeregach zatrudnionych jest maksymalnie 50 osób. Programy dla nich przeznaczone dzieli się na trzy kategorie: uniwersalne, specjalizowane oraz pomocnicze. Programy uniwersalne cieszą się największym zainteresowaniem i to ich wybór jest najbardziej zróżnicowany. Są one idealnym rozwiązaniem przede wszystkim dla firm handlowych czy świadczących określony rodzaj usług. Pozwalają na kontrolowanie przepływu finansów i składanych zamówień oraz sprawne rozliczanie księgowe lub kadrowe. Są to kompleksowe systemy, w których skład wchodzi kilka wzajemnie ze sobą powiązanych modułów. Oprogramowanie tego typu można zakupić w całości, jak również w postaci poszczególnych elementów. Wszystko zależy od producenta. Programy specjalizowane z kolei są przeznaczone dla konkretnych branży i odpowiadają ich specyfice. Wybór określonej kategorii powinien być podyktowany przede wszystkim wymaganiami firmy. Jeśli potrzebuje się jedynie pomocy w zarządzaniu, wówczas programy uniwersalne są zazwyczaj wystarczające.
Posiadany sprzęt
W sytuacji, kiedy posiadany sprzęt komputerowy jest w dobrym stanie i nie ma się w planach jego zmiany, wybierając program dla niewielkiej firmy trzeba wziąć pod uwagę jego wymagania w tym względzie. Może się bowiem okazać, że nie każdy będzie kompatybilny z firmowymi komputerami. Dodatkowo, należy pamiętać, że każdorazowa aktualizacja wykorzystywanego oprogramowania będzie cechowała się większym zapotrzebowaniem, na przykład na pamięć RAM. Warto więc postarać się o pewien margines wydajności sprzętowej. Opcjonalnie, można zdecydować się na korzystanie z serwerów wirtualnych, dedykowanych lub współdzielonych.
Opieka powdrożeniowa
Niewielkie firmy zazwyczaj nie są w stanie stworzyć kolejnego etatu dla informatyka, który będzie sprawował piecze nad stosowanym oprogramowaniem, dlatego decydując się na usługi konkretnego producenta, należy przeanalizować również jego dodatkową ofertę, czyli możliwość profesjonalnego wdrożenia programów oraz późniejszej opieki technicznej. Idealnie, jeśli gwarantowana jest pomoc w razie awarii, tak jak w przypadku oprogramowania dla firm Symfonia 2013
Ostateczne koszty oprogramowania
Uwaga – ważna jest nie tylko cena oprogramowania, ale również dodatkowe koszty związane z jego instalacją oraz późniejszym aktualizowaniem. Teoretycznie tanie programy mogą się w praktyce okazać skarbonką bez dna. Oczywiście, oferowane są dobre produkty w niskich cenach, niemniej jednak wskazana jest czujność. Należy ponadto sprawdzić opinie o danym producencie.
